Olá! Como podemos te ajudar?

No cenário cada vez mais competitivo dos negócios com presença física e digital, a eficácia de cada interação pode determinar o sucesso ou o fracasso do atendimento aos clientes. É por isso que, na HaveFunnels, reunimos uma seleção exclusiva de templates de mensagens para Firmas Contábeis, todos validados por estatísticas e respaldados por cases de sucesso.

 Neste artigo, você vai descobrir como aproveitar essas estratégias prontas para uso e garantir que suas comunicações gerem resultados reais—desde o aumento no engajamento até a conversão efetiva de novos clientes. Prepare-se para dar o próximo passo em suas campanhas, economizando tempo e otimizando seus esforços com mensagens que já se provaram vencedoras. 

A HaveFunnels oferece materiais de sucesso gratuitamente como parte de sua dedicação implacável em ajudar seus clientes a obterem sucesso em cada interação.

Pré-venda

Em serviços de contabilidade, prospects normalmente buscam confiança e competência técnica. No primeiro contato, responda rapidamente e personalize pela área do cliente (ex.: contabilidade para TI, agronegócio, etc.). Demonstre que entende as dores dele (impostos, burocracia) e ofereça uma reunião de diagnóstico gratuita. Exemplo:

Assunto: Soluções contábeis para [EmpresaCliente] – Retorno [NomeEscritorioContabil]

Mensagem:

Olá [NomeCliente],

Obrigado por entrar em contato com a [NomeEscritorioContabil]! Sou [SeuNome], contador especializado em atender empresas do setor [SetorCliente] e será um prazer entender como podemos ajudar a [EmpresaCliente] nas áreas contábil e fiscal.

Pelos dados que você enviou, notei que a [EmpresaCliente] tem [X funcionários e Y anos de atuação] – parabéns pela trajetória! Sei que negócios como o seu enfrentam desafios como [Desafio 1: ex "mudar de Simples para Lucro Presumido conforme crescem"] e [Desafio 2: ex "lidar com obrigações acessórias complexas"]. Já auxiliamos diversos clientes nessa transição e rotina, garantindo conformidade fiscal e otimização tributária dentro da lei.

Proposta de Valor: Nosso escritório oferece desde a contabilidade completa mensal, incluindo folha de pagamento e impostos, até consultorias estratégicas para redução legal da carga tributária. Tudo com comunicação clara (você receberá relatórios traduzidos do "contabilês" para o português bem claro, viu? 😃).

Convite: Que tal agendarmos uma reunião de avaliação gratuita? Nele, podemos levantar as necessidades específicas da [EmpresaCliente] e eu apresento soluções sob medida. Pode ser:

• Online: via Zoom/Google Meet,
• Presencial: visitando seu escritório, se for em [Cidade] ou região.Sugestões: [Dia/Hora 1] ou [Dia/Hora 2].

Fico no aguardo para saber qual horário prefere ou se deseja alguma informação específica antes.

Atenciosamente,

[SeuNome] – Contador (CRC [UF] [nº])

[NomeEscritorioContabil]

[TelefoneContato] | [EmailContato] | [Site]

Negociação

Na negociação, após um diagnóstico inicial, envie a proposta de serviços destacando tudo que será feito e como isso beneficia o cliente (economia de tempo, evitar multas, planejamento tributário). Detalhe honorários e seja transparente. Exemplo:

Mensagem:

Olá [NomeCliente],

Conforme nossa reunião em [Data], agradeço por compartilhar detalhes sobre a [EmpresaCliente]. Com base no que levantamos, montei uma proposta de serviços contábeis ideal para atender suas necessidades: segue anexa. 📑

Escopo dos Serviços:

• Contabilidade Mensal: Classificação e lançamento de documentos, conciliação bancária, fechamento de balancetes mensais e DRE.
• Fiscal e Tributário: Apuração de impostos (Simples Nacional) com acompanhamento para não ultrapassar limites, envio de todas as declarações (DAS, DEFIS, eSocial, etc.) dentro dos prazos – evitando multas.
• Departamento Pessoal: Processamento de folha de pagamento para seus [N] funcionários, incluindo geração de guias (FGTS, INSS) e obrigações (CAGED, eSocial).
• Consultoria Trimestral: Revisão periódica para verificar se o regime tributário adotado continua sendo o mais vantajoso. Caso o crescimento demande, planejamos a migração para Lucro Presumido ou Real no momento certo, economizando até 30% em tributos conforme simulações que podemos fazer.

Honorários: R$[Valor] mensais, já incluindo todos os itens acima. Esse valor é fixo, sem surpresas – cobrimos eventuais atendimentos extras a consultas rápidas sem custo adicional. (Transparência financeira é nossa marca, assim você pode prever seu orçamento contábil sem sustos.)

Observação: O valor proposto leva em conta o porte da sua empresa e a rotina atual. Se houver aumento significativo no volume de documentos ou novos serviços (ex: abertura de filial), combinamos eventual reajuste com antecedência. Tudo sempre transparente.

Por que investir? Sabemos que manter a contabilidade em dia evita problemas: multas por obrigações atrasadas podem chegar a valores altos, sem contar o estresse. Cuidaremos de tudo para você se focar no seu negócio. Além disso, clientes nossos relatam ganhar 10-15 horas por mês que antes gastavam com burocracias – tempo que você pode redirecionar para vendas, gestão, etc.

Próximos Passos: Se estiver de acordo, podemos formalizar com um contrato de prestação de serviços (anexo modelo para sua análise). Ficamos prontos para iniciar já em [Mês de início] e regularizar eventuais pendências do ano corrente.

Qualquer ponto que deseje ajustar, por favor, me avise. Estou aberto a discutir condições, pois meu objetivo é uma parceria de longo prazo com a [EmpresaCliente].

Agradeço pela confiança até aqui e aguardo seu retorno. Ficarei feliz em tê-los como clientes e cuidar da saúde financeira e contábil do seu negócio!

Atenciosamente,

[SeuNome] – Contador

[NomeEscritorioContabil] | [TelefoneContato] | [EmailContato]

Fechamento

Fechamento na contabilidade: cliente concordou em fechar contrato. Hora de passar instruções para migração ou início (documentos, procurações) e reiterar disponibilidade. Exemplo:

Mensagem:

Olá [NomeCliente],

Seja bem-vindo(a)! Estamos muito felizes em iniciar esta parceria e cuidar da contabilidade da [EmpresaCliente]. 🎉

Contrato Formalizado: Recebemos o contrato de prestação de serviços assinado. Obrigado! A partir de [Data de Início] já assumimos oficialmente as obrigações contábeis e fiscais da sua empresa.

Documentação Inicial: Para começarmos, preciso que por favor nos envie nos próximos dias:

• Procuração atualizada para representá-lo junto à Receita Federal e órgãos competentes (anexo um modelo preenchido – basta assinar digitalmente ou em cartório e nos devolver).
• Documentos da Empresa: Último balanço e DRE, e declarações recentes (DIRF, DEFIS, SPED) – assim conhecemos o histórico e conferimos pendências.
• Dados de Acesso: Caso utilize sistemas emissor de notas ou tenha certificado digital tipo A1, precisamos dos acessos para integrar nossos sistemas (mantemos tudo confidencial e seguro, claro).

Transição Suave: Vamos contatar seu antigo contador (se aplicável) para garantir uma transição de informações sem percalços. Você não precisa se preocupar em ficar no meio – cuidamos desse papo “de contador para contador”.

Cronograma Mensal: Anexo, envio também um cronograma mensal de obrigações e envio de documentos. Exemplo: recebimento de documentos de vendas até dia 5, fechamento da folha até dia 25, etc. Isso ajuda a mantermos uma rotina organizada.

Comunicação: Você terá contato direto comigo (contato abaixo) e com [NomeAssistente], minha assistente contábil (copiada aqui). Pode nos acionar por e-mail, telefone ou WhatsApp empresarial. Respondemos rápido – sabemos que rapidez no suporte é fundamental nesse ramo.

Estamos prontos para começar! Qualquer dúvida sobre essas solicitações iniciais ou sobre como funcionará no dia a dia, estou à disposição.

Obrigado por confiar em nosso escritório. Vamos trabalhar para superar suas expectativas.

Atenciosamente,

[SeuNome] – Contador Responsável

[NomeEscritorioContabil] | [TelefoneContato] | [EmailContato]

(Cópia: [NomeAssistente] – Assistente Contábil)

Pós-venda

Após alguns meses de serviços contábeis, é bom fazer um check-in com o cliente para avaliar satisfação e possíveis novos serviços (como consultoria financeira, planejamento tributário anual, etc.). Também lembrar impacto de um bom serviço: clientes retidos geram referrals valiosos. Exemplo:

Mensagem:

Olá [NomeCliente],

Já estamos cuidando da contabilidade da [EmpresaCliente] há cerca de [X meses]. 🤝 Gostaria de saber como você está percebendo nossos serviços até agora. Sua satisfação é muito importante para nós!

Alguns pontos de controle:

• Comunicação: Está satisfeito(a) com a rapidez e clareza das nossas respostas? Tem recebido os relatórios mensais de resultado e balanço de forma compreensível?
• Tranquilidade: Conseguiu notar redução em preocupações com prazos e burocracias? (Espero que sim – nosso objetivo é que você praticamente esqueça desses problemas, sabendo que estão sob controle!)
• Valor agregado: Há alguma área do seu negócio em que uma consultoria extra poderia ajudar? Ex: planejamento para investimento/financiamento, análise de custos, etc. Além da contabilidade rotineira, temos expertise para atuar como “CFO de aluguel”, caso precise de suporte estratégico financeiro.

Se tiver sugestões ou críticas, por favor, me fale abertamente. Empresas que mantêm feedback constante conosco costumam aproveitar ainda mais nossos serviços – e muitos até nos indicam a parceiros (lembrando que clientes satisfeitos trazem referrals, o que agradecemos muito!).

Aproveito para lembrá-lo(a) de algumas datas importantes se aproximando, nas quais já estamos trabalhando: [ex: “Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica até 31/05 – em breve enviaremos para sua revisão antes do envio”]. Fique tranquilo(a) que está tudo no radar.

Nosso compromisso é de longo prazo. Em contabilidade, quanto mais conhecemos o negócio, melhor podemos ajudar a otimizar. Por isso, esse check-in periódico é importante. Uma estatística conhecida no setor: um aumento de 5% na retenção de clientes pode elevar os lucros em até 95%​(desk365.io) – ou seja, manter você feliz não é só bom pra gente, é bom pra você também, pois significa consistência e parceria sólida cuidando do seu negócio.

Agradeço antecipadamente pelo feedback que puder fornecer. Seguimos à disposição e trabalhando para que a [EmpresaCliente] tenha sempre saúde financeira e conformidade total.

Atenciosamente,

[SeuNome] – Contador

[NomeEscritorioContabil] | [TelefoneContato] | [EmailContato]